Списание ГСМ: документы и проводки для учета расходов на топливо в компании

Организация учета горюче-смазочных материалов (ГСМ) в компании — это важный процесс, который требует четкой регламентации в Учетной политике. Основные аспекты, которые должны быть закреплены в данной политике, включают:

• правила учета ГСМ;
• нормы расходования, утвержденные приказом;
• порядок списания ГСМ;
• документы, подтверждающие расходование ГСМ.

При списании ГСМ необходимо подготовить комплект первичных документов, который включает:

• путевой лист;
• акт списания ГСМ;
• документы, подтверждающие приобретение ГСМ.

Путевой лист является основным документом, в котором фиксируются:

• количество отпущенных ГСМ;
• показания спидометра на момент выезда и возвращения;
• маршрут следования, подтверждающий производственный характер расходов на транспорт.

При заправке автомобиля на автозаправочной станции (АЗС) фискальный чек служит документом, подтверждающим вид, стоимость и количество полученных ГСМ. Если ГСМ приобретаются на компанию, АЗС должна оформить накладную на отпуск запасов и электронную счет-фактуру (ЭСФ).

В бухгалтерском учете полученные ГСМ учитываются как запасы и отражаются на счете 1310 «Сырье и материалы». Нормы списания ГСМ определяются на основании линейных норм расхода топлива, согласно «Правилам по нормированию расхода топливо-смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники».

Для оплаты ГСМ используется специальная топливная карта, на которую компания переводит средства. Эта карта позволяет закупить определенное количество ГСМ, которые становятся собственностью компании в момент фактического получения на АЗС. Также могут использоваться талоны на получение ГСМ.

В конце месяца поставщик ГСМ предоставляет информацию о заправках по талонам или топливной карте. Если используется несколько карт, информация предоставляется по каждой карте отдельно (место, время, количество топлива).

Водитель в конце месяца или недели (в зависимости от установленной компанией периодичности) предоставляет в бухгалтерию путевой лист и чеки, выданные на АЗС, для подтверждения полученного количества ГСМ.

Бухгалтер производит расчет расхода и списывает ГСМ на основании пробега и норм списания. Списание ГСМ оформляется актом списания запасов по форме З-6. Списание ГСМ с подотчета водителей осуществляется по фактическому расходу, но не превышает норму.

В бухгалтерском учете приход и списание ГСМ оформляются следующими проводками:

• ДТ 1710 КТ 1030 - перечислен аванс поставщику ГСМ;
• ДТ 1310 КТ 1710, 3310 - получены ГСМ;
• ДТ 8110, 7010, 7210, 7110 КТ 1310 - списаны ГСМ на расходы предприятия.