Упрощение процесса создания электронных счетов-фактур с помощью Бизнес-помощника: быстро и удобно для международной торговли

Введение

Введение Электронных-счетов фактур (ЭСФ) стало значительной проблемой для предпринимателей и бухгалтеров в Казахстане. Однако пользователи Бизнес-помощника могут легко выписывать ЭСФ прямо из своего личного кабинета. Импорт ЭСФ в систему ИС ЭСФ занимает минимальное время. В данной инструкции мы расскажем, как создать ЭСФ в Бизнес-помощнике.

Создание ЭСФ в Бизнес-помощнике

Чтобы отправить ЭСФ на портал ИС ЭСФ, выполните следующие шаги:

1. Авторизуйтесь в Бизнес-помощнике.
2. Проверьте правильность заполнения реквизитов в разделах «Мои реквизиты» и «Контрагенты».
3. В главном меню выберите разделы «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа», «Счета на оплату» и нажмите «Создать счет на оплату».
4. Заполните необходимые поля и укажите товары или услуги в реестре при создании «Счета на оплату».
5. Если список товаров пуст, добавьте нужный товар прямо из формы счета на оплату, нажав «Добавить номенклатуру».
6. В форме добавления номенклатуры выберите тип реализуемого товара (товар, услуга или материал), заполните необходимые поля и нажмите «Сохранить».
7. После сохранения номенклатуры она автоматически появится в счете на оплату. Заполните недостающую информацию (Цена, Количество, Скидка, Ставка НДС и т.д.) и нажмите «Сохранить».
8. После сохранения сформируется счет на оплату, который можно изменить, копировать или отправить покупателю.
9. Создайте сопроводительные документы к Счету – Накладную (для товаров или материалов) или Акт выполненных работ (для услуг). Эти документы заполняются автоматически, если в операции присутствует Счет на оплату. Перейдите в раздел «Бухгалтерия», «Документы», «Продажа» и нажмите «Новая продажа».
10. Система проверяет наличие нужного количества товара на складе. Если товар не введен в систему, его нужно добавить или отключить функцию контроля остатков.
11. После проведения документа автоматически сформируется Накладная или Акт выполненных работ, которые также можно изменить или отправить покупателю.
12. Нажмите на стрелку «В реестр», чтобы вернуться в реестр «Продаж». Сформированная накладная будет отображена в списке накладных, где можно увидеть связанные документы и сформировать СФ и ЭСФ.
13. Нажмите на «+» под СФ для автоматического формирования Счета-фактуры. Сохраните документ, нажав на кнопку «Добавить документ».
14. После заполнения Счета-фактуры можно создать ЭСФ, нажав на «+» справа от формы или вернувшись в реестр СФ.
15. В реестре счетов-фактур появится новый СФ.
16. В разделе «Продажи» в связанных документах будет отображено, что и счет, и СФ к данной продаже сформированы. Для создания ЭСФ нажмите на «+» под столбцом «ЭСФ».
17. Откроется форма ЭСФ, которую можно сформировать с помощью кнопки «Добавить документ».
18. В открывшемся черновике ЭСФ можно отправить документ в ИС ЭСФ с помощью соответствующей кнопки.

Таким образом, создание ЭСФ в Бизнес-помощнике – это простой и быстрый процесс, при котором документы формируются автоматически. Важно правильно заполнить реквизиты и ввести данные об остатках на складе.

Импорт ЭСФ в ИС ЭСФ

Созданную в Бизнес-помощнике ЭСФ необходимо импортировать в ИС ЭСФ. Если вы отправляете ЭСФ в первый раз, система запросит данные для подключения к ИС ЭСФ, включая пароль от портала ЭСФ.

Если вы не зарегистрированы на портале ИС ЭСФ, вам необходимо пройти регистрацию по ссылке www.esf.gov.kz. Инструкция по регистрации будет предоставлена ниже.

Если вы уже зарегистрированы, введите пароль от кабинета ИС ЭСФ и нажмите «Подключить». После этого подтвердите запрос с помощью NCALayer, выбрав файл ЭЦП и введя пароль от него.

После создания интеграции появится блок с информацией о наличии активной сессии, которая позволяет работать с ИС ЭСФ до 23:59 текущего дня. Вы можете отслеживать наличие активной сессии в верхней части веб-сайта.

После подключения к ИС ЭСФ можно перейти к отправке ЭСФ. Для этого в открытом окне с ЭСФ нажмите на кнопку «Отправить», подпишите отправку ЭЦП, после чего система уведомит о успешной отправке ЭСФ в ИС ЭСФ.

Статус вашего ЭСФ можно увидеть справа от печатной формы. Статус можно обновить, нажав на синий значок обновления. После успешного принятия ЭСФ сервером ИС ЭСФ ему будет присвоен уникальный регистрационный номер. В случае ошибки вы можете отозвать ЭСФ, воспользовавшись кнопкой «Отозвать».

Обновить статусы всех ранее выписанных ЭСФ можно, открыв журнал ЭСФ в разделе «Продажа» → «ЭСФ» и нажав кнопку «Обновить статусы».

Также можно подключиться к порталу ИС ЭСФ без создания документов, перейдя в раздел «Мои реквизиты» и затем в подраздел «Интеграции», введя пароль к кабинету ИС ЭСФ и подписав запрос с помощью ЭЦП.

После ввода паролей статус сменится с «Не подключен» на «Подключен». Теперь можно отправить ранее созданные черновики ЭСФ из журнала ЭСФ.

Таким образом, импорт ЭСФ из Бизнес-помощника в ИС ЭСФ – это простая и автоматизированная процедура, которая позволяет легко разобраться в процессе отправки даже новичку.